En konferensdag eller planeringsdag kan vara ett utmärkt sätt att samla teamet, sätta riktningen framåt och stärka samarbetet. Men utan förberedelser blir det lätt en dag där man pratar mycket och beslutar lite. Med en tydlig plan får du ut betydligt mer av tiden, både för verksamheten och för deltagarna.
Här är en checklista som du kan använda oavsett om ni är fem eller femtio personer.
Börja med syftet
Det första steget är att bestämma varför ni ska ses. Är målet att ta fram en budget, planera kommande halvår, lösa ett specifikt problem eller främst att lära känna varandra bättre? Syftet styr allt annat, från vilka som ska vara med till hur agendan ska se ut.
Formulera gärna två eller tre konkreta mål för dagen och skicka ut dem till deltagarna i förväg. Då kommer alla mer förberedda och det blir lättare att utvärdera efteråt om dagen gav det ni ville.
Välj rätt lokal
Lokalen påverkar mer än man tror. Tänk på följande när du väljer:
- Storlek: Rummet ska rymma alla bekvämt, gärna med utrymme för att röra sig och dela upp sig i grupper.
- Läge: Ett ställe som är lätt att ta sig till med både bil och kollektivtrafik gör det enklare för alla.
- Ljus och luft: Dagsljus och bra ventilation gör det lättare att hålla energin uppe under en lång dag.
- Möblering: Fundera på om ni vill sitta vid ett långt bord, i öar eller i en ring. Olika upplägg passar olika typer av diskussioner.
- Grupprum: Mindre rum i närheten är bra om ni vill arbeta i mindre grupper under delar av dagen.
Många väljer att hyra ett konferensrum utanför den vanliga arbetsplatsen. Ett miljöombyte kan göra det lättare att tänka nytt och slippa avbrott från det dagliga arbetet.
Gör en realistisk agenda
En vanlig miss är att fylla dagen för mycket. Planera hellre för färre punkter och låt varje del få tillräckligt med tid. Några tips:
- Lägg de mest krävande diskussionerna på förmiddagen, när de flesta är piggast.
- Växla mellan presentationer, gruppövningar och gemensamma diskussioner.
- Planera in pauser ungefär varje timme, och ta lunchen på en fast tid.
- Avsluta med en sammanfattning av vad ni har kommit fram till och vem som ansvarar för vad.
Teknik och material
Kontrollera i förväg att det finns det ni behöver: skärm eller projektor, rätt kablar till datorerna, fungerande wifi och en bra högtalartelefon om någon ska delta på distans. Ha också whiteboard, blädderblock, pennor och post-it-lappar till hands. Saknar du något kan du hitta mycket av det i vår kategori för kontorstillbehör.
Testa tekniken en stund innan deltagarna kommer. Det sparar både tid och nerver.
Följ upp efteråt
Konferensdagen är inte slut när alla har gått hem. Skicka ut en kort sammanfattning med beslut och nästa steg inom några dagar, och boka in en tid för att följa upp. Fråga gärna deltagarna vad de tyckte fungerade bra och vad som kan bli bättre nästa gång. Då blir varje konferens lite bättre än den förra.